ARTÍCULO: ¿CÓMO REALIZAR LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA TU FUNDACIÓN?

Quisiera iniciar este artículo reconociendo el inmenso trabajo que realizan cada uno de los directores de las fundaciones las cuales he tenido la oportunidad de acompañar en este proceso junto con Activistas Constructivos ®, quienes con un gran corazón y temple han perseguido sus sueños e ideales para sacar adelante las diversas causas que las fundamentan; reconocimiento que sobresale cuando más allá de la técnica muestran esa “garra” por lograr el éxito con su fundación, su empresa; ese reto que no es sencillo y que muchas veces solo se logra alcanzar a través de la experimentación, de probar, caer y volverse a levantar para intentarlo nuevamente, a ellos… mi más grande admiración.

Planeación

Empecemos por explicar la palabra Planeación o Planear,  en mi opinión es una serie de acciones  o pasos que permiten trazar un camino claro para lograr alcanzar un objetivo, cualquiera que sea, teniendo como referencia la situación actual y visualizando el estado o situación futura.

Hoy, con el ánimo de aportar un pequeño granito de arena en ese proceso de aprendizaje quisiera explicarles con palabras sencillas lo que se entiende por Planeación Estratégica para Fundaciones, ¿Qué es eso?¿Con qué se come?¿Cada cuánto se debe hacer?¿Quiénes participan y quién es el responsable? etc…

Ahora, veamos la definición de Estrategia según la Real Academia Española (RAE):

1. f. Arte de dirigir las operaciones militares.

2. f. Arte, traza para dirigir un asunto.

3. f. Mat. En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.

Si tomamos esta referencia como la única existente, podemos extraer que implícitamente existe un objetivo mayor, primordial o incluso vital… ya sea ganar una guerra, llevar a un buen fin algún asunto o tomar la mejor decisión en cierto momento.

Entonces, ¿Qué es la Planeación estratégica para Fundaciones?… Pues no es más que diseñar la hoja de ruta o de acciones necesarias para lograr alcanzar la misión y visión de nuestras empresas o fundaciones,  No es más que identificar los principales pasos o hitos que marcarán nuestro futuro y la razón de ser de todos los que comparten nuestra meta. No es más que revisar el avance logrado y tomar las decisiones necesarias para reconducir el camino.

A continuación veamos las principales dudas que nos asaltan:

¿Por dónde empezar?

La mejor forma de iniciar con la planeación es definir un Objetivo,  visualizarlo y describirlo de tal forma que todos lo puedan entender, sin que este sea un documento tan extenso que nadie lo lea, pero sin que sea tan corto que esté abierto a la interpretación que cada uno pueda darle. Esto significa que debemos tomarnos el tiempo suficiente para reflexionar sobre el futuro, identificar qué es lo que queremos lograr, priorizar esa lista de deseos y definir un periodo de tiempo para lograrlo.

¿Cuál es el horizonte de planeación correcto? ¿Largo Plazo, Mediano o Corto?

No habría una respuesta correcta, pero tampoco una errada. Más allá del horizonte de planeación que se defina, es decir, el tiempo que se dé para lograr el objetivo, lo importante es revisar o refinar el plan de forma constante teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone el entorno en el que nos encontramos, y de cada alto en el camino capitalizar los errores en aprendizajes, establecer aquello que ha funcionado para seguirlo haciendo y definirlo como Buena Práctica,. y también dar lugar a la experimentación, a la innovación, a la locura… sin ello no podríamos marcar una diferencia.

¿Cómo hacer un Plan Estratégico?

1. Mi primera recomendación es establecer un objetivo a un periodo de tiempo fijo. Ubíquese en el hoy y proyéctese a seis (6) meses, y defina un objetivo para ese periodo de tiempo. Ejemplo: finalizar el proceso de constitución legal de mi Fundación. 
2. Establezca “Metas Volantes” entre uno (1) y tres (3) meses, es decir, pregúntese qué debe lograr en ese tiempo para sentir que se acerca lo suficiente o que va a alcanzar el objetivo inicial. Ejemplo: cierre del proceso Contable, creación ante la Cámara de Comercio, constituirse como ESAL, etc…
3. Descomponga cada meta volante en tareas que pueda hacer en un periodo de tiempo no superior a una semana. Ejemplo. Para la meta volante del cierre del Proceso Contable: Creación de Balance Inicial, Creación de estatutos Financieros, etc.
4. En lo posible defina responsables para cada tarea.
5. Lleve esta información a una plantilla o tablero que permita la visualización de quienes tienen tareas a cargo. Recomendación: Use una herramienta virtual, existen varias sin costo como Trello, Asana, Monday, entre otras..
6. Revise el avance de forma frecuente con el equipo de trabajo, ya sea semanal o quincenal, pruebe y defina el periodo según como mejor le funcione.

¿Quién es el responsable y quiénes participan?

Por lo expuesto anteriormente es clave conformar un equipo que lidere las construcción y definición del plan, este equipo será el responsable de su contenido y ejecución.  Es ideal que lo conformen personas que tengan la capacidad de toma de decisión, otras que conozcan el mercado y situación de la empresa y otras con capacidad de inyectar nuevas ideas.  Este mix permite darle a la organización un sentido de dirección y propósito, permite que todas las decisiones estén alineadas con los objetivos y fomenta una mejor comunicación entre los miembros del equipo.

¿Qué herramientas existen como complemento?

A continuación algunas de las herramientas que conozco y pueden ayudar en la revisión de sus empresas o fundaciones.

• Análisis DOFA – Se basa en las características internas (Debilidades y fortalezas) y sus características externas (Amenazas y oportunidades).
• Análisis PEST (Política,  económica, sociocultural y tecnológica) – Pretende analizar el entorno industrial o empresarial de una organización a partir de estos cuatro factores. Usualmente este análisis se usa dentro de las características externas del Análisis DOFA.
• Análisis Porter de las cinco fuerzas:  Poder de negociación de los compradores o clientes, Poder de negociación de los proveedores o vendedores, Amenaza de nuevos competidores entrantes, Amenaza de productos sustitutos y Rivalidad entre competidores.

Este es el final del artículo, espero que hubiese sido de su agrado y si tienes alguna pregunta o comentario, no duden en escribirme a:

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AUTOR:

* Oscar Llanos Quiñones
Mentor de Planeación Estratégica en la Fundación Activistas Constructivos